L'iniziativa OCR promuove l'approccio customer-first di Essex Brownell

Adrienne Maurer, Georgianna Brown e Celesta Smith hanno avviato una collaborazione interfunzionale per dare vita a un progetto che darà grandi frutti sia ad Essex Brownell che alla sua società madre Superior Essex. Si prevede che l'implementazione dei lettori ottici di caratteri (OCR) consentirà di risparmiare quasi 1.000 ore di lavoro all'anno, di semplificare l'accesso alla documentazione per i dipendenti e i clienti e di contribuire alla modernizzazione dell'azienda.

Adrienne Maurer ricopre il ruolo di Senior Manager of Business Systems, mentre Georgianna Brown è una responsabile delle vendite interne e del servizio clienti. Celesta Smith ha un punto di vista specifico nella sua veste di analista sulla conformità normativa. Attraverso l'OCR, questo gruppo interfunzionale sta digitalizzando e semi-automatizzando quello che storicamente è sempre stato un processo laborioso e ripetitivo. Il lavoro ha l'obiettivo di migliorare la soddisfazione del cliente eliminando anche lo spreco di manodopera.

Si tratta di un ulteriore passaggio del processo compiuto dal presidente di Essex Brownell Jason Krauskopf e dal suo team di leadership per rifocalizzare la mission immediata del brand, continuando anche a lavorare verso il futuro.

«Al momento attuale si scansiona un documento, lo si carica nella repository, e poi si inserisce ciascuna informazione manualmente", ha detto Maurer. “Bisogna trovare ciascun punto dati su un foglio di carta, e poi inserirlo manualmente nel computer.

“Si tratta di tutte le informazioni che un cliente potrebbe voler cercare, e che spesso ci richiede. Questa procedura vale per ogni singolo documento, e non è una cosa sostenibile. Non è possibile procedere così con migliaia di documenti”.

Ora, nessuno sarà più costretto a farlo.

Il progetto è nato dall'esigenza di rendere più efficiente la digitalizzazione di migliaia di documenti inviati tramite fax, flat e rasterizzati, che altrimenti non sarebbero ricercabili. Nel corso dell'implementazione del tool, verrà creato un indice digitale. In questo modo si potrà alleggerire la pressione sia sul personale del servizio clienti che di magazzino, a cui spesso viene chiesto di fornire informazioni ai clienti.

Secondo le stime di Giorgianna Brown, ogni settimana riceveva circa 500 pacchetti di documenti da scansionare, ognuno dei quali era lungo fino a 10 pagine. Il risultato era un processo interamente manuale, dall'inizio alla fine.

Secondo Celesta Smith, l'aggiornamento fornirà un vantaggio immediato anche alla clientela.

"Una volta che avremo ripulito il processo, riusciremo a far risparmiare tanto tempo a tante persone, e nel lungo termine ciò contribuirà a rafforzare la relazione".

Con l'aiuto del team dell'infrastruttura IT, secondo Maurer ci sono tutte le ragioni per essere ottimisti.

"L'implementazione rende le interazioni enormemente più semplici per tutti", afferma. "Se qualcuno cerca la composizione chimica o la certificazione della composizione di un prodotto venduto da Brownell, la ricerca sarà essenzialmente automatizzata e l'informazione immediatamente disponibile".

Lanciato nel terzo trimestre del 2022, il progetto è in linea con l'approccio di Krauskopf al business. Per Essex Brownell si tratta di un benefit aggiuntivo rispetto all'assetto generale della società, dato che l'iniziativa OCR avrà un impatto sull'intera azienda, sostenendone la mission incentrata sul cliente.

"Al momento abbiamo parlato solo di una funzione in particolare, ma nel lungo termine, questo software è in grado di apprendere come archiviare altri documenti aziendali, e questo ci offre una notevole flessibilità per il futuro", afferma Smith.

Essex Brownell si trova nel bel mezzo di una trasformazione interna, con l'obiettivo di essere una forza modernizzante nel settore dei magazzini di distribuzione. Un progetto come l'OCR è solo uno di una serie di passaggi per realizzare entrambe le cose.

A proposito di Essex Brownell

Essex Brownell è un distributore internazionale di filo smaltato e prodotti accessori utilizzati per costruire e riparare motori, generatori, trasformatori e componenti elettrici. Oltre a fornire materiali discreti, Essex Brownell fornisce anche servizi di fabbricazione e riavvolgimento personalizzati tramite le nostre strutture di conversione Essex Active. Essex Brownell è Customer Focused… Performance Driven. Per maggiori informazioni o per effettuare un ordine online, visita essexbrownell.com